いつもはExcel仕事が多い私ですが、
今日はたまたまGoogleスプレッドシートでお仕事してました。
20年以上Excel を使ってきて
主な機能は知り尽くしている私ですが、
Googleスプレッドシートは慣れてなくて
ちょっとしたことが思い通りにならず
となってしまいます。
ここまでイライラするのは、ぶっちゃけ
って思うから。
じゃあExcel とGoogleスプレッドシート、
どう使い分けしたらいいんだろう？
ということで、
私なりにまとめてみました。
先に言っておきますが、
私はExcel の方が得意なので
そちらを主として考えてます。
なので
Excel が得意な私でも
Googleスプレッドシートを使った方が
いいと思う時はどんな時なのか？
よろしければお付き合いください。
Excel とGoogleスプレッドシート
まずは２つのソフトについて
確認しておきたいと思います。
Excel もGoogleスプレッドシートも
表計算と呼ばれるソフトで、
どちらも集計やグラフ化が
得意なソフトになります。
細かいところをいうと
Excelの方が歴史が長い分
機能も上だと思いますが、
普通に資料作成するぐらいであれば
Googleスプレッドシートも
必要な機能は有していますので
特に問題はありません。
Excel とGoogleスプレッドシートの違いとは
機能的に違いがないとすれば、
いったい何が違うのでしょうか？
それは、Excel が通常
パソコンにインストールして使うのに対し
Googleスプレッドシートは
インターネット上で使用するソフトになります。
Excel はインストールするのに
ライセンス料を支払う必要がありますが、
Googleスプレッドシートは
ネットに繋がりさえすれば
無料で使用することができます。
これだけ見ると、
有料のExcel vs 無料のGoogleスプレッドシート
でスプレッドシートの方が有利に見えますね
でも逆の見方をすると、
ネット環境に依存しないExcel vs ネットに繋がらなければ使えないGoogleスプレッドシート
となり、
こうなるとExcel の方が有利になります。
Excel でやったほうがいい作業
「ネット環境に依存する」ということは、
使えるかどうかはもちろん
処理速度もネット環境に依存することになります。
このネット環境というのが曲者で、
まったく理由が見当たらないにも関わらず
突然通信速度が遅くなったり途切れたり・・・
なんてことは特に珍しくもなく、
普通におきていることです。
仕事で作る資料がネット環境によって
使いやすかったり使いづらかったりすると、
これはちょっと問題ですよね？
あと、対会社の場合は
Excel がデフォルトの企業が多いので、
通常仕事で使う資料などは
Excel で作ることをお勧めします。
Googleスプレッドシートでやったほうがいい作業
ちょっと前までは、資料作成というと
自分一人で作ることが多かったため
作った資料は自分のパソコンの
ハードディスクに保存するというのが一般的でした。
しかし最近では
複数人で資料を仕上げることも多く、
社内サーバーに保存したり
GoogleストレージやDropboxなどの
クラウドストレージ
（自分のパソコン以外のハードディスクみたいなもの）
に保存することも増えてきました。
このとき、Excel でありがちなのが
とやってしまうと、
男性の変更箇所は無効となり
女性が保存したものが
最終的に有効になってしまいます。
この
「せっかく修正したところが無効になる可能性がある」
というのが不便だったんですが、
それを解消してくれるのがGoogleスプレッドシートです。
データの共有設定さえしていれば
修正したところが
リアルタイムに保存されるので、
他の人に上書きされる可能性がグンと減ります。
つまり、
複数人で一つの資料を仕上げる場合
Excel 使用時と違って
「誰がいつその書類を開いているか」
を考えずに編集できるのは
すごいことだと思っています。
私ならこんな時にGoogleスプレッドシートを使う
基本的にExcel の方が相性がいいので
ほとんどの場合Excel を選択する私ですが、
そんな私でもGoogleスプレッドシートを使うのは
どんな時でしょうか？
真っ先に思い浮かんだのは、
社内での飲み会の出欠や
長期休暇の希望日の一覧表を作る時。
（会社員時代、よく作ってました・・・）
今は「調整さん」というサービスもありますが、
社内や部内などでの確認などは
一覧表の方が見やすいと言えます。
Excel だと競合しそうなものですが、
Googleスプレッドシートなら
その心配もありませんし、
全員の入力が終わった後に
Excel 形式に変換することも可能です。
また、社外の方と一緒に資料を作る時なども
Googleスプレッドシートの方が
共有しやすいかと思います。
まとめ
いかがでしょうか？
今回はExcel とGoogleスプレッドシートの
違いと使い分けについて書いてみました。
Excel とGoogleスプレッドシートの
大きな違いは、値段の違いもさることながら
ネット環境に依存するかどうかになります。
ネット環境にかかわりなく
作業を進めたいならExcelで
社内・社外限らず
共同で資料を作り上げたいなら
Googleスプレッドシートで
ものすごく大雑把ですが
今のところはこんな感じで
私は使い分けをしています。
あなたのお仕事の参考になれば幸いです。
最後までお読みいただき
ありがとうございました。
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