お盆休みを挟んだものの、
8月に入ってお仕事の方はバタバタ続き。
お盆前までは
ニュースレターの原稿執筆や
デザイナーさんとのやりとりをしつつ、
プロジェクトのスケジュール管理に追われ、
今週からはExcel のシステム製作に追われています。
考えることにしています(*≧∀≦*)
今やっているのは
とある会社の売掛金・買掛金管理システムです。
こちらは以前作った
請求書発行システムの仕組みが流用できるので、
使える機能はどんどん取り入れながら
なるべく楽して作ってます。
なにせ一人で開発してますから、
効率化という名の「楽」を追求しています。
今まで派遣社員時代も含めて
いろいろな会社のデータ管理や
資料作りを見させていただきました。
大手通信会社や自動車メーカーのような
大会社から中小零細企業まで
いろんな会社で仕事をしてきましたが、
思うことは
会社の規模に関係なく、
Excel の使い方を知らなくて損してる部分が多すぎる
ということです。
会計ソフトで売上や経費を集計できますが、
それを見やすい資料にするため
１つ１つ数字をコピペしていたり
ショップの管理画面を見ながら入力していたり
さすがに大手は
データ管理はシステム化されてましたが、
それでも会議資料は見栄え重視で
めちゃくちゃ作りにくい形にしていて
苦労した覚えがあります。
一番問題なのは
データの再利用を考えていないことだと思ってます。
会議資料のような
すでに集計された資料は、
そのとき１回だけ使って終わり。
そこに入力したデータは
他に利用しようとしてもなかなか難しいです。
だから「いきなり集計表を作る」じゃなくて
「集計元のデータを貯める」「集計する」
の２段階に分けることをお勧めしています。
例えば会議資料で商品別売上集計表を作って
上司に提出したら、
集計元のデータを貯めておけば、
切り口の違う再集計も簡単にできます。
このようにデータを貯めておいて
貯めたデータを何度も使えるようにしておく、
つまりデータの再利用ができる
というのが理想的なんです。
今取引させていただいている会社さんでも、
データを集計表の形で入力されていたため
再利用はできず、
おまけに連携が取れてなかったため
二人で似たような資料をそれぞれが作っていた
なんて状況になってました。
本来ならシステムを導入して・・・
と言いたいところですが、
システムを作るとなると
百万円単位になりますから、
すぐには手が出ないですよね????。
というか、私一人で開発しているので
そんな大きなシステムは作れません。
なので、私がご提案するのは
システム化じゃなくて仕組み化。
ちゃんとデータの流れを把握して、
何がしたいか、
どんな資料をアウトプットしたいかを考えて、
それに合うようにExcel を使った仕組みをご提案しています。
仕組み化すれば、
仕事がどんどん楽になります。
もともとめんどくさがりの私の楽づくりは
結構すごいですよ(*≧∀≦*)。
最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
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