先日の事務所移転パーティーで
久々にお会いした方に、
そういえば最近書いてませんでした????。
勝手にリクエストと解釈して、
今回はExcel の中でもよく使われる
「オートフィルタ機能」について
書いてみようと思います。
オートフィルタとは、
一覧表の中から条件に合うデータのみ
取り出す機能のことで、
ビジネスの現場では
日常的に使われている機能の一つです。
簡単にデータ抽出ができる反面、
複数条件で「または」の設定ができず
困っている人も多いのではないでしょうか。
今回はその辺の解決方法についても
書いてみたいと思います。
よろしければお付き合いください。
１つの条件なら簡単にできる
例えばこのような
会員管理表があったとします。
この中から
女性だけを取り出したい場合は、
フィルタ機能を使えば
簡単に抽出できます。
メニューバーからデータをクリックし
フィルタをクリックすると
オートフィルタが設定されます。
女性だけを抽出する場合は
性別のところの下向き三角をクリックし、
「女」だけにチェックを入れると
男性が非表示になり女性だけの表になります。
２つ以上の条件も「AND条件」なら簡単にできる
仕事でフィルタ機能を使う場合
条件が一つということは珍しく、
条件は複数という場合がほとんどです。
複数の条件を組み合わせて使う場合、
A条件 かつ B条件 の「AND条件」
A条件 または B条件 の「OR条件」
の２つがあります。
ではこの表から
「性別が女性 かつ ランクがゴールド」
というAND条件で抽出する場合はどうするか？
これは簡単で、
単純に２つの条件をセットする
だけでOKです。
この場合なら性別を女だけにチェック、
ランクをゴールドだけにチェックすれば
「性別が女性 かつ ランクがゴールド」の
会員だけが抽出されます。
OR条件の場合はどうするの？
では
「性別が女性 または ランクがゴールド」
というOR条件で抽出したい場合は
どうすればいいでしょうか？
上記で書いたように、
女性の列・ランクの列それぞれに
条件を設定すると、
両方の条件を同時に満たすデータが
抽出されてしまいます。
このような
「または」の条件に対応するため
フィルタオプションという機能があるのですが、
オートフィルタに慣れている人にとっては
ちょっと設定が面倒です。
条件設定用の列を追加すればオートフィルタでも抽出が可能になる
慣れているオートフィルタで
「A または B」のOR条件で
データを抽出するには、
少し工夫が必要です。
そのままの形ではできないので、
条件設定用の列を１つ追加します。
ここに、IF関数などを駆使して
「A または B」の条件を
クリアしていたら「○」、
クリアできていなければ空欄のまま
という数式を入れておきます。
※文字は「○」じゃなくてもいいです
今回の例ならこんな感じ。
それから追加した列が「○」という
条件を設定すれば、
意図したデータが抽出されるようになります。
まとめ
いかがでしょうか？
オートフィルタは大量のデータから
簡単に条件にあったデータのみ
抽出できる機能で、
ビジネスでも広く使われている機能の一つです。
ただ「A または B」という
「OR条件」に対応していないので、
歯がゆい思いをしていた方も
多いのではないでしょうか？
でも、判定用の列を追加して、
そこに条件クリアしてるかどうかの
計算式を入力することで、
オートフィルタで「OR条件」の抽出が可能になります。
Exdel のいいところは
そのままでは難しいことも
少し手を加えることで簡単にできるところです。
工夫次第でできることが広がります。
最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
