予定管理とタスク完了管理。
あなたは何を使ってやってますか？
今年に入って仕事の種類が増え
管理が大変になったので、
自分業務日誌をつけ始めました。
（その時の記事はこちらから）
予定管理については
当日はもちろん、先の日付の作業も
覚えておかないといけないので、
作業予定は移動しやすい
Googleカレンダーを使うようになりました。
そのほかに完了報告もあり、
こちらはDropboxのPaperで
情報共有しています。
つまり、
Googleカレンダー
Dropbox
備忘録の自分業務日誌（手書き）
と３つ使っていますが、
どれもそれぞれ役割があり
自分なりの使い分けをしています。
どれもそれぞれ役割が違うため
それほど面倒な作業とも思いませんが、
一緒に同じような仕事をしている人は
「いいアプリ、知りませんか？」
と聞かれましたが、
まったく思い浮かばず・・・????。
ごめんなさい。
そういえば私、
パソコンの便利系のツールって
あまり使ってません。
毎日、普通の人よりも
パソコンを使っていると思うのですが、
便利ツールなどの情報は
あまり持ってないことに気づきました。
いろいろ考えてみると、
ちゃんと理由が見えてきて、
あらためてもっと多くの人に
パソコンを便利に使って欲しいなと思いました。
最近の私のお仕事も絡めて
書いてみたいと思います。
よろしければお付き合いください。
ツールのルールに縛られる
アプリを使うと、
そのアプリの使い方を
覚える必要があります。
つまりアプリのルールに
従わないといけないわけです。
これがしっくりくる場合は
問題なく使えますが、中には
「え？なんでこれができないの？」
と思うことがあったり、
「ここの項目はいらないんじゃない？」
と思ったり、
いろいろ不満が出てきます。
パソコンで必要なツールって
結局仕事で使うものなので、
細かいところも自分好みにしたいもの。
そうなると
「カスタマイズ」が必要になるのですが、
このカスタマイズができなかったり
できても面倒なものが多いんです。
そうなると
モチベーションも下がって、
「もういいや」となって、
結局使わなくなってしまいます。
どうしても必要なら作ってしまえばいい
仕事で使うものは
細かいところまで
自分の思うようにしたいもの。
なので、結局
自分で作ってしまいます。
人が作ったソフトを
不満を持ちながら使うより
自分で作ってしまった方が
使いやすいしストレスもありません。
だから、
人が作ったソフトを
探すこともしないんだなと気づきました。
今の仕事が
Excel が絡むことがほとんどなので、
Excel のマクロ（VBA)で
ガシガシプログラミングしちゃいます。
今年に入ってよく作ったのは、
メールで送られてきたデータから
セミナーや商品の
申し込み一覧表を作るツールです。
今はインターネットのフォームから
申し込むことがほとんど。
売ったお店側から見ると
お客様からの申し込み後に
その通知がメールで届きます。
そのメールの本文を
そのままExcel に貼り付けて、
その中の必要な部分を取り出し
一覧表を作るというマクロを、
今年に入って４・５本作りました。
今やっているお仕事は、
申し込み後に送られて来る
メールの形は決まっていて、
Excel で作る一覧表も
形が決まっていたのですが、
この２つが微妙にずれていました。
こんなときも、
自分でツールを作れば
このずれも気にせず自動処理できます。
欲しい結果が簡単に得られるので、
毎日とても便利に使っています。
こういう快適さを知っているから、
他の人が作ったツールを
探すことすらしないんですね。
全自動を求めなければプログラムは楽に作れる
よく、上に書いたような
「申し込みのメールを
自動的にExcel に取り込みたい」
というご要望を聞きますが、
そこまで自動化しようとすると
開発費がどうしても膨らみがちです。
でも、Excel に貼り付けるという
一手間を加えることで、
Excel だけのプログラムで済むので
開発日数も少なくて済みます。
開発日数が少なければ、
開発費もぐっと抑えられます。
メールと一覧表を
項目ごとに何度もコピペしている方も
多いと思いますが、
こんな自動化ツールがあれば
１件分なら5秒もあればできちゃいます。
作業を効率よくするために
パソコンがあるのですから、
できるだけ便利に使って欲しいと思います。
まとめ
結局、欲しいものは
自分で作っちゃえと思っているので、
真剣にツールを探そうと
しなかったことに気づきました。
「それは、
プログラムが書けるから
言えることでしょ？」
と思われるかもしれませんが、
Excel ならプログラムを知らなくても
簡単に自動化できる仕組みが
デフォルトでついてます。
その気になれば
誰でも簡単な自動処理なら作れますし、
そんな時間がないという場合は、
専門知識を持っている人に相談すると
実は意外に安価でできるものも多いですよ。
あなたのビジネスも、
パソコンを使って
どんどん効率化してくださいね。
最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
