先日、時間管理について
記事を書いたところ、
このような質問が届きました。
やることを管理しているのですが、
うまく回っていません。
以前はスケジュール管理も
していたのですが、
「今日はこれをやろう」
と思ってスケジュール帳に書いても、
結局いろんな横やりが入り
スケジュール通りに
進んだ試しがありません。
そうなるとスケジュールすることが
無駄に思えてやめました。
ということです。
この件で、
今日聞いたニコニコ動画の中で
いいことを言っていたので
シェアしたいと思います。
よろしければお付き合いください。
先生が言うには、
タスク管理は次の３つが基本とのことです。
１： やるべきことを細かく設定する
２： 優先順位をつける
３： タイミングを決める
例えば、やるべきことが
「引越しの準備」
みたいにざっくりしていると、
何から手をつけていいのかがわかりません。
また、何をもって
「終了」としていいかもわからず
ずっと居座り案件のようになってしまいます。
電力会社に電話する
本棚の本をダンボールに詰める
新しい部屋のカーテンサイズを測る
など、具体的に何をするか、
何をしたら終了かを決めておかないと、
実際に何をしていいかわからなかったり
漏れが出てきてしまいます。
また細かく設定したとしても、
優先順位が決まってないと
二度手間になったり、
締め切りに間に合わなくなったり
ということもあります。
新しい部屋のカーテンを買うなら、
まずサイズを測る
それから買いに行く
の順番じゃないといけないわけです。
最後のタイミングは
「いつ、どのぐらいの時間をかけてやるか」
ということです。
これが実際にスケジュール帳に
書く項目になるわけです。
ここまで落とし込まないと、
やることはわかっていても
「いつまでに」
というゴールがあやふやなため、
結局間際になってドタバタしてしまいます。
基本は上の３つなのですが、
相談者も言っているように
結局スケジュールのし直しになってしまう
私も以前は
リスト管理だけしていたのですが、
今は予実管理でリスケをしています。
さらに一歩進んでDaiGo先生は
「ハプニングが起こった時に
どうするかの対策をしておくことが有効」
と言っています。
はっきりいって、
仕事なんていつ何が起こるか
どんな横やりが入るかわかりません。
突然電話がかかってきたり、
メールやメッセンジャーで
急ぎの用件を言われたり、
そのついでにスマホを見たら
SNSをずっとチェックしていた
・・・なんてこともありますよね。
だから、電話やメールが来た時、
急ぎじゃないものについては後に回して
そのための時間を確保しておくとか、
スマホの電源は落としておく
という手もあります。
もちろんそのために
スケジュールにある程度の余裕を
持っておくことも重要。
余裕があるかないかは、
ちゃんとスケジューリングしてみないと
わかりません。
ToDoリストだけだと
やるべきことはわかるけど、
どのくらい時間に余裕があるかが
見えませんよね？。
だからToDoリストを
１日のスケジュールに
落とし込まなきゃいけないし、
その都度リスケが必要になるわけです。
それを伝えると
「リスケの時間を取れるかな？」
とおっしゃってましたが、
１日分だけなら
そんなに時間も取らないはずです。
私も以前は同じように考えていたので
気持ちはわかりますが、
実際にやってみたら
１日のスケジュールに落とし込んで
毎日リスケした方が
仕事がはかどるようになりました。
ついでにいうと
私の場合は見開き１週間で
手帳を管理しているので、
週末にここまでという予定が
見える状態でリスケしています。
なので、リスケ続きで
予定が大幅にずれる・・・
ってことはありません。
できている方も多いと思いますが、
今回の相談者や以前の私のように
あなたの時間管理の
お役に立てれば幸いです。
最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
