Excel 処理自動化のシステムについて、
実際に導入させていただいたものを例に
紹介させていただいています。
全体像の記事はこちら
取引入力に関する記事はこちら
今回は請求金額計算の裏話について
書いてみたいと思います。
よろしければお付き合いください。
請求金額の計算方法
今回シリーズでご紹介しているのは
「請求書発行システム」です。
売上がいくらあったか、
入金がいくらあったかを入力し、
そこから今月の請求金額を計算して
取引先ごとの請求書作成までを行います。
前回、
ピボットテーブルの機能を使うことで
簡単に集計できることをお伝えしました。
各月の合計は簡単に集計できるので
今月の売上合計 − 今月の入金合計 ＝ 今月の請求額
という具合に簡単に
今月請求額が求められればいいですよね。
でも、実際はそうはいきません。
前月残高が残っている場合は
（前月繰越残高 ＋ 今月の売上合計） − 今月の入金合計 ＝ 今月の請求額
にする必要があります。
前月残高はピボットテーブルでも計算できない
今月の売上合計・入金合計は
ピボットテーブルを使えば
簡単に集計することができます。
でも、「前月残高」を集計するのに
ピボットテーブル機能では
かなり難しくなります。
ではどうするか？
いろいろ考えて、
取引明細のシートとは別に
月次明細のシートを新たに作成。
そこに請求書作成で必要な
前月繰越残高・売上合計・入金合計・請求額を
登録することにしました。
これで請求書作成に必要な数字が把握できるので、
あとはこの数値や
必要なデータをWord に送り、
取引先にお送りする請求書の形に整形していきます。
Excel でできるところは
Excel の機能を最大限に使いますが、
そのほかはプログラムを組むことで
通常Excel では不可能なこともできるようになります。
Excel とシステム開発、両方の知識があるからこそできること
この月次明細作成の処理ですが
ただ単に集計すれば良いというものでもありません。
残高も取引もないところは
集計する必要がありませんし、
取引がなくても残高があれば
ずっと月次明細に載せていく必要があります。
Excel のプログラムだけでは
このあたりの処理がかなり煩雑になるのですが、
実は通常のシステム開発で使用する
SQLというデータベース言語を取り入れることで
プログラム的にもすっきりと簡単に実行することができます。
Excel のプログラミングしか
したことがないというかたでは、
通常のシステム開発で
簡単にできるやり方を知らないために
と断念することも多いかと思いますが、
私ならそこをカバーできます。
逆にExcel のプログラミングというのは
プログラマなら誰でもできるかと
いうと実はそうではありません。
プログラマとして
バリバリ仕事をしていたかたの多くは
Excel の機能を把握していないために
無駄な処理をさせてしまい
処理が遅くなったり煩雑になったりしがちなんです。
パソコンのインストラクター経験と
プログラマとしてシステム開発をしていた経験、
この２つを持っているからこそできる
システムがあると思っています。
この経験をまわりのかたの
仕事を楽にすることに使っていきたいと思います。
まとめ
いかがでしょうか？
請求書作成に必要な数字の計算について
裏話をお伝えしました。
Excel のピボットテーブル機能を使うと
集計は簡単にできますが、
前月残高のように
先月分と今月分の集計をわかりやすく出す
ということは難しいです。
マクロやプログラムに依存しなくても
やる方法はいくつもありますが、
システムにすることで簡単に集計できますし
請求書作成までプログラムに任せることも可能です。
もちろんこのようなシステムを作るには費用がかかりますが、
と考えるとすごくお得になる場合がほとんどです。
ぜひあなたのお仕事を楽にする
お手伝いをさせてください。
最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
