今、いろいろな業務に関わりながら、
複数のプロジェクトに参加させていただいています。
その中の一つが
Excel の作業を自動化する
Excelシステムの作成です。
といっても
ということで、数回に分けて
実際に納品させていただいた
事例についてご紹介したいと思います。
あなたがお困りのことも
解決できるヒントが隠れているかもしれません。
よろしければお付き合いください。
お客様のお困りごと
今回のお客様のお悩みは
取引先ごとの売上残高がすぐにわかるようにしたい
請求書を簡単に発行できるようにしたい
という２点でした。
詳しく見ていきましょう。
このお客様は会計ソフトをお使いなので、
売上管理・売掛金の入金管理は
会計ソフトでも確認できます。
しかし、売掛に対する請求書発行の確認や
取引先ごとの売掛金残高はわかりにくいため、
会計ソフトとは別にExcel で資料を作り
そちらで管理していました。
こちらの管理表から、
今月請求する金額を計算し
会計ソフトとは別の請求書発行ができるソフトに
手入力で数字を入力して、取引先ごとに
請求書を発行しているということでした。
私からみた問題点
こちらの会社で今まで使用していた資料は
行単位で各取引先の数値を入力していました。
売上に対する入金の管理について
この形の表で管理しているところは
結構多いのではないかと思います。
しかしこの形だと
売上に対して入金はどのぐらいあるのか
請求しなければならない金額はいくらなのか
が、計算しづらいです。
なので今月の請求金額を
手計算で出していたとのことですが、
さらにその金額を別ソフトに
入力するという手間も発生します。
つまり、
計算ミスをする可能性
入力ミスをする可能性
の２つの問題点をはらんでいる仕組みでした。
最終的にお客様い納品したもの
まず売上・入金の管理を
表形式からリスト形式に変更しました。
こうすることで
フィルタ機能やピボットテーブル機能が
使用できるようになり、
途中経過の数値を把握しやすくなります。
毎月の請求額の計算については、
このような機能を使うことなく
システムの方で計算するようにしたので
フィルタやピボットテーブルの機能を使う必要もありません。
また請求書発行については
別ソフトを使うのではなく
Excel と親和性の高い
Word を使って請求書を作成することで、
数値を再入力するという手間を省くようにしました。
今回のシステムを導入して
請求金額の計算と
請求書作成のための金額入力という
今まで手間がかかっていた部分を自動化し、
時間短縮することに成功です。
まとめ
いかがでしょうか？
私がやっている
Excel の自動化のお仕事は
どういうものか想像しづらいので、
実際に導入させていただいた事案を例に
説明させていただきました。
今回は概要について
書かせていただいたので、
詳細については次回以降で
紹介させていただければと思っています。
この案件の後、
同じように請求金額の管理をしたいとか、
売上に対して入金を分割にしているので
入金漏れがないように管理できるものが欲しい
などのご要望をいただいてます。
私でお手伝いできることが
あればお声がけくださいね。
あなたのビジネスのヒントになれば幸いです。
最後までお読みいただき、
ありがとうございました。
